Sfaturi pentru organizarea unui eveniment perfect

Post Image

Dacă ai organizat vreodată vreun eveniment știi că nu totul merge întotdeauna bine, mai ales când vine vorba de planificare. Există o regulă mai puțin cunoscută, care, însă, trebuie respectată de toți cei care încearcă să organizeze un eveniment. Această regulă afirmă că în exterior ar trebui să fii calm și pașnic, iar în interior să fii energic și conștient de toate lucrurile pe care trebuie să le faci. Cu toate acestea, nimeni nu ar trebuie să știe că tu, de fapt, ești doar cu gândul la eveniment. Până în prezent, aceasta este una dintre cele mai bune strategii pe care le poți adopta atunci când organizezi un eveniment.

Organizarea unui eveniment nu este o sarcină simplă, iată câțiva pași pe care trebuie să-i urmezi pentru a avea un eveniment perfect.

1. Definește scopul și formatul

Pare destul de evident și logic, de aceea, de multe ori, aici se fac cele mai mari greșeli deoarece pare o sarcină mult prea ușoară și logică. Formulează-ți obiectivul în mod cât mai precis: vrei să ai un eveniment de tipul talk, organizezi un botez sau propria nuntă?, dorești să ai un eveniment în care să strângi fonduri pentru un proiect?

Formatul evenimentului depinde de: concept, calendar, durata, distribuția rolului în echipă, aspectul locației, catering și muzică.

2. Acordă multă atenție planificării

Planul trebuie să includă logistica, conținutul și promovarea evenimentului. Creați un document disponibil pentru întreaga echipă cu care organizați evenimentul, în care fiecare membru va putea să vadă sarcinile celorlalți și imaginea de ansamblu. Este important să definești intervalul din plan.

3. Elaborează bugetul, luând în considerare situațiile neprevăzute

Privește lista sarcinilor și gândește-te dacă bugetul acoperă și cheltuielile neprevăzute. De exemplu, dacă începe ploaia trebuie să aveți un plan de rezervă. Este mai bine să te gândești la astfel de lucruri în avans și să fii pregătit pentru ele din punct de vedere financiar.

4. Detalii

Dacă dorești să-ți surprinzi plăcut oaspeții, gândește-te până la cel mai mic detaliu: cine va saluta participanții, ce muzică vei avea, cine va face poze, cum arată prezentarea, cum se va îmbrăca toată lumea etc. De exemplu, în timpul înscrierii, participanților le-ar putea fi oferite șansa de a participa la o scurtă sesiune de informare sau să joace ceva sau să participe la o tombolă.

Încearcă să surprinzi oamenii și să creezi efectul WOW, trebuie să depășești așteptările invitaților cu cele mai neobișnuite lucruri. Acest lucru va crea un eveniment reușit pentru participanți.

5. Verifică locația și ia în calcul un plan B

Verifică întotdeauna locația în persoană încă din etapa de selecție. În cel mai neașteptat moment se poate dovedi că aerul condiționat nu funcționează corespunzător, nu există toalete pentru persoanele cu handicap sau echipamentele nu vor trece prin ușă. Prin urmare, verifică aceste probleme în avans.

6. Alocați responsabilitățile

Este foarte important să se distribui sarcini în rândul membrilor echipei nu numai în etapa de pregătire, ci și în timpul evenimentului. Alocă responsabilitățile în funcție de zonă. De exemplu, cineva este responsabil pentru zona de înregistrare, altcineva pentru a saluta oaspeții, o altă persoană pentru echipamente, pentru catering, comunicare cu presa etc.

7. Muzica

Probabil ca știi că muzica dă tonul petrecerii/evenimentului. De aceea, în funcție de tematica pe care o alegi, este foarte important să optezi pentru muzica potrivită pentru evenimentul tău. Pentru un eveniment autentic și pentru a seta o anumită atmosferă evenimentului, este recomandat să apelați la trupe live de muzică.

Orice eveniment organizezi, trebuie să fii optimist și pregătit pentru surprize. Ia în calcul acești pași și fii pregătit să ai un eveniment de succes!